Déclaration de protection des données

Remarques préliminaires

Cette déclaration de protection des données explique de quelle manière et quelles données personnelles sont relevées par la « Fédération Fribourgeoise des Entrepreneurs » (ci-après « FFE ») et quels sont les buts de leur utilisation et à qui elles peuvent être transmises. En outre, il est précisé quelles données personnelles sont relevées et traitées lors de l'utilisation du site Internet https://www.ffe-fbv.ch/, lors de la conclusion des contrats avec la FFE ou lorsqu'il existe d'autres relations avec la FFE.

Par données personnelles, on entend toutes les informations qui se rapportent à une personne physique identifiée ou identifiable. Par traitement, on entend toute opération relative à des données personnelles, quels que soient les moyens et procédés utilisés, notamment la collecte, l'enregistrement, la conservation, l'utilisation, la modification, la communication, l'archivage, l'effacement ou la destruction de données.

Les données personnelles sont traitées de manière licite et avec soin. Ceci exclusivement aux fins décrites dans la présente déclaration de protection des données et uniquement dans la mesure nécessaire à cet effet. Les données personnelles ne sont conservées que dans la mesure et aussi longtemps que nécessaire à la fourniture des services ou conformément à la loi.

1. Responsabilités

En vertu de la législation sur la protection des données, est responsable pour le traitement de données décrit dans le présent document :

Fédération Fribourgeoise des Entrepreneurs (FFE), Route de l'Industrie 71, 1791 Courtaman, secretariat@ffe-fbv.ch

En cas de questions ou de remarques concernant le traitement des données décrit ici, veuillez contacter la FFE aux coordonnées indiquées.

2. Principales finalités du traitement

Dans le cadre du travail quotidien de la FFE, des données personnelles des entreprises membres et de leurs collaborateurs ainsi que de tiers sont relevées et traitées. En principe, cela se fait notamment aux finalités suivantes :

2.1. Administration

La FFE soutient ses membres pour toutes les questions administratives et techniques. La FFE traite également les demandes administratives d'autres entreprises qui ne sont pas membres mais qui occupent des collaborateurs dans le secteur principal de la construction. De plus, la FFE offre des services tels que la location de salles ou des conseils relatifs au droit du travail. A cet effet, des informations sont échangées par courrier électronique, des événements ou des réunions sont organisés et des demandes sont traitées « au service de la profession ».

2.2. Formation professionnelle

La FFE propose un grand choix de formations professionnelles dans le domaine de la construction. En tant que prestataire de formation continue, la FFE a obtenu le certificat EduQua qui permet de contrôler et d'optimiser en permanence les processus et les offres de formation. A cet égard, des données personnelles sont traitées à des fins d'inscription, de mise en œuvre et d'obtention de diplômes.

2.3. Marché du travail

Dans le domaine du marché du travail, la FFE répond aux questions de ses membres concernant les contrats de travail, les assurances sociales et la convention nationale du secteur principal de la construction. Par ailleurs, des informations sont échangées avec une douzaine d'autres associations et différents services cantonaux.

3. Autres finalités du traitement des données

Outre les finalités de traitement décrites au point 2, la FFE peut traiter des données personnelles notamment aux fins suivantes :

3.1. Exploitation du site Internet

Afin de pouvoir exploiter le site internet de la FFE de manière sûre et stable, des données techniques sont relevées, telles que l'adresse IP, des informations sur le système d'exploitation et les paramètres des appareils finaux, la région ainsi que l'heure et le type d'utilisation. De plus, des cookies et technologies similaires sont utilisés à cet effet (voir chiffre 9 pour plus d'informations).

3.2. Enregistrement

Pour pouvoir utiliser certaines offres et services (p. ex. domaines de login ou des newsletters), les utilisateurs doivent s'inscrire (directement auprès de la FFE ou via des prestataires de services de connexion externes). À cette fin, les données fournies lors de l'inscription respective seront traitées ou relevées.

3.3. Communication

Lors de la communication par e-mail, téléphone, lettre ou par d'autres moyens (p. ex. pour répondre à des demandes, dans le cadre d'un conseil et pour la préparation ou l'exécution d'un contrat), le contenu de la communication, c'est à dire les coordonnées de contact ainsi que les données accessoires des communications sont notamment traités. Cela comprend aussi les enregistrements visuels et audio de conversations téléphoniques (vidéo), essentiellement à des fins de contrôle qualité. Dans le cas d'un enregistrement audio ou vidéo, cela sera indiqué séparément, mais chacun est libre de dire si aucun enregistrement n'est souhaité ou si la communication doit être interrompue. Si l'identité doit ou devrait être établie, des informations supplémentaires (p. ex. une copie d'une pièce d'identité) seront collectées.

3.4. Relations publiques

Afin de répondre aux demandes des médias ou du public ainsi que pour la communication et l'information publiques, le contenu des demandes et les coordonnées des personnes qui effectuent la demande sont traitées en particulier.

3.5. Préparation, conclusion et gestion des contrats

Pour la conclusion d'un contrat, la FFE peut notamment obtenir et traiter les noms, les coordonnées, les procurations, les déclarations de consentement, les informations sur des tiers, le contenu du contrat, la date de conclusion, les données de solvabilité ainsi que toutes autres données disponibles transmises à la FFE directement ou par des tiers (p.ex. références).

Afin que la FFE puisse remplir ses obligations contractuelles envers ses partenaires contractuels (p. ex. fournisseurs, prestataires de services, partenaires de projet, etc.) et notamment fournir et exiger des prestations contractuelles, certaines données personnelles sont également relevées et traitées. Cela inclut aussi le traitement des données pour l'exécution des contrats (recouvrement de créances, procédures judiciaires etc.) et la comptabilité. À cet effet, sont traitées les données reçues ou relevées dans le cadre de la préparation, de la conclusion et de la gestion du contrat, ainsi que, par exemple, les données sur les services contractuels et la fourniture de services ou les informations financières et de paiement.

3.6. Autres finalités

Parmi les autres finalités figurent par exemple la formation et l'enseignement internes, l'administration (p. ex. la comptabilité) ou l'organisation d'événements destinés au public.

Des conférences téléphoniques ou vidéo peuvent être écoutées ou enregistrées à des fins de formation, de preuve et de contrôle qualité. Dans de tels cas, une note séparée sera rédigée, dans laquelle chacun sera libre d'informer si aucun enregistrement n'est souhaité ou si la communication doit être interrompue. Par ailleurs, des données personnelles peuvent être traitées pour l'organisation, la réalisation et le suivi d'événements, à savoir les listes des participants, le contenu des présentations et des discussions, mais aussi les enregistrements visuels et audio créés lors de ces événements. La protection d'autres intérêts légitimes fait de même partie des autres finalités qui ne peuvent être citées de manière exhaustive.

La majorité des données personnelles décrites est communiquée à la FFE par les personnes concernées (ou son appareil) elles-mêmes (p. ex. dans le cadre de l'utilisation du site internet ou de la communication). Toutefois, des données peuvent également provenir de sources accessibles au public (p. ex. registres des poursuites, registres fonciers, registres du commerce, médias ou via internet, y compris médias sociaux). De même, la FFE peut se procurer ou obtenir ce type de données (i) des autorités, (ii) des employeurs ou mandants qui sont soit en relation d'affaires avec la FFE ou en relation d'une autre manière, ainsi que (iii) de la part d'autres tiers (p. ex. sociétés de renseignements sur le crédit, commerçants d'adresses, associations, partenaires contractuels, services d'analyse internet, etc.). Il s'agit notamment de toutes les catégories de données décrites au chiffre 3 ainsi que des catégories de données similaires qui ne sont pas explicitement mentionnées.

4. Conditions requises pour le traitement des données

Les données seront traitées conformément au principe de bonne foi et aux finalités exposées ici. Des précautions sont prises pour garantir un traitement transparent et proportionné.

Si, dans des cas exceptionnels, ces principes ne peuvent être respectés, le traitement des données peut néanmoins être licite car justifié. Les éléments suivants peuvent être considérés comme justification :

• un consentement ;
• la mise en œuvre d'un contrat ou de mesures précontractuelles ;
• les intérêts légitimes de la FFE, à condition que d'autres intérêts ne les prédominent pas.

4.1. Accorder le consentement

En principe, l'autorisation des personnes concernées est demandée avant la publication d'images individuelles. Dans le cas d'images de personnes physiques, les personnes concernées doivent avoir la possibilité de visualiser les images destinées à la publication et être informées du contexte de la publication. Une déclaration écrite de consentement est alors requise. Lors de la publication d'images de mineurs, le consentement des responsables légaux est également requis.

Pour l'utilisation commerciale, une déclaration de consentement écrite est également requise, indiquant clairement comment les photos seront publiées (sur internet, dans la presse écrite, dans des dépliants publicitaires, etc.). Toute opposition d'une personne concernée à la publication doit être respectée.

Une fois le consentement donné, le traitement des données personnelles dans un but spécifique est régi par ce consentement, sauf autre justification.

4.2. Révocation du consentement

Un consentement donné peut être révoqué à tout moment en contactant la FFE oralement ou par écrit, par exemple par e-mail. Les traitements de données déjà effectués n'en sont pas affectés.

5. Catégories de destinataires des données

Dans le cadre des activités mentionnées aux chiffres 2 et 3, les données personnelles relevées peuvent être transmises, dans le respect de la protection des données ou d'une base légale, aux services suivants (qui traitent ces données sous leur propre responsabilité) :

• Tribunaux et autorités ou autres organismes d'exécution (p. ex. les inspections cantonales du travail, les commissions tripartites cantonales et le SECO) ; s'il existe une obligation légale et une autorisation ou pour l'accomplissement des tâches ou la protection des intérêts de la FFE.
• Prestataires de services (p. ex. prestataires informatiques, prestataires de services publicitaires, banques, assurances, sociétés de recouvrement de créances, sociétés de renseignements commerciaux, vérificateurs d'adresses, sociétés de conseil ou avocats, etc.) en Suisse et à l'étranger lesquels traitent (i) sur mandat, (ii) en coresponsabilité avec la FFE ou (iii) sous leur propre responsabilité, des données qu'ils ont reçues de la FFE ou relevées pour la FFE.
• Autres personnes dans les cas où l'implication de tiers découle des finalités énoncées aux chiffres 2 et 3. Cela concerne p. ex. les destinataires de livraison ou les bénéficiaires de paiement indiqués, les tiers dans le cadre de relations de représentation (p. ex. avocats ou banques) ou des personnes impliquées dans des procédures administratives ou judiciaires. Lorsque du matériel (p. ex. des photos) est transmis dans le cadre d'une collaboration avec les médias, une affectation peut être également constatée. Par ailleurs, les données peuvent être échangées dans le cadre de la communication avec les commissions professionnelles paritaires, les organisations professionnelles et d'autres organismes.

6. Communication de données personnelles à l'étranger

La FFE traite et stocke les données personnelles principalement en Suisse et dans l'Espace économique européen (EEE) ou dans des cas exceptionnels (par exemple via des sous-traitants de prestataires de services) mais potentiellement dans tous les pays du monde.

Si un destinataire se trouve dans un pays sans protection adéquate des données, il sera contractuellement tenu de respecter un niveau adéquat de protection des données (conformément aux clauses contractuelles types révisées de la Commission européenne, y compris les ajouts nécessaires pour la Suisse), à moins qu'il ne soit déjà soumis à un ensemble de règles légalement reconnues pour garantir la protection des données et que la FFE ne puisse pas se prévaloir d'une disposition d'exception. Une exception peut s'appliquer en particulier aux procédures judiciaires à l'étranger, mais aussi en cas d'intérêts publics majeurs.

7. Conservation de données personnelles

Les données personnelles seront traitées et stockées (en tenant compte des exigences légales) aussi longtemps que nécessaire pour remplir les obligations contractuelles et légales ou pour d'autres finalités poursuivies par le traitement. La durée de conservation des données est de dix ans maximum.

8. Droit d'accès et autres droits des personnes concernées

Toute personne concernée peut demander des informations sur les données personnelles la concernant dans le cadre de la loi applicable en matière de protection des données. Le droit d'accès comprend aussi le but du traitement, la durée de conservation et l'origine de ces données personnelles. En principe, la suppression et le blocage de la transmission peuvent être aussi exigés, mais il convient de noter que la FFE peut, selon les situations, ne pas donner suite à une telle demande en raison de ses obligations légales ou de ses intérêts prépondérants. L'identité de la personne concernée est vérifiée dans tous les cas, par exemple sur la base d'une copie d'une pièce d'identité ou du numéro AVS.

9. Sécurité des données

La FFE prend des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé et tout usage abusif, p. ex. la publication de directives, des formations, des solutions de sécurité informatique et du réseau, des contrôles et restrictions d'accès, le cryptage des supports de données et des transmissions, la pseudonymisation et des contrôles.

10. Cookies / traçage et autres technologies

Lors de l'utilisation du site internet (y compris les newsletters et autres offres numériques), des données sont générées et stockées dans des journaux (notamment des données techniques). En outre, des cookies et des techniques similaires (p. ex. des balises pixel ou des empreintes digitales) peuvent être utilisés pour reconnaître les visiteurs du site internet, évaluer leur comportement et identifier leurs préférences. Un cookie est un petit fichier transmis entre le serveur et le système d'un individu qui permet de reconnaître un appareil ou un navigateur spécifique.

Le navigateur peut toutefois être configuré de manière à refuser, accepter ou supprimer automatiquement les cookies. Dans certains cas, les cookies peuvent même être désactivés ou supprimés individuellement. Des informations sur la gestion des cookies sont disponibles dans le menu d'aide du navigateur. Tant les données techniques collectées par la FFE que les cookies ne contiennent généralement aucune donnée personnelle.

La FFE utilise également des plug-ins de réseaux sociaux, qui sont de petits modules logiciels qui créent un lien entre la visite sur le site internet concerné et un prestataire tiers. Le plug-in de réseau social informe le fournisseur tiers que le site internet a été visité. Il peut transmettre au fournisseur tiers des cookies que celui-ci a préalablement placés sur le navigateur web. Parallèlement, la FFE utilise ses propres outils et services tiers (pouvant utiliser des cookies eux-mêmes) sur le site, notamment pour améliorer la fonctionnalité ou le contenu du site (p. ex. intégration de vidéos ou de cartes), réaliser des statistiques et placer des publicités.

11. Traitement de données sur les réseaux sociaux

La FFE exploite des pages et d'autres formes de présence en ligne sur les réseaux sociaux et d'autres plateformes gérées par des tiers. Dans ce contexte, des données (p. ex. des commentaires ou des statistiques) sur les visiteurs individuels du site internet sont analysées et traitées ; par exemple à des fins de marketing et d'études de marché et pour gérer des plateformes. À cette fin, les exploitants de plateformes agissent en tant que responsables propres. De plus amples informations sur le traitement effectué par les exploitants de plateformes sont disponibles dans les déclarations de protection des données des plateformes respectives.

12. Modifications de la présente déclaration de protection des données

Cette déclaration de protection des données ne fait pas partie d'un contrat et aucune réclamation contractuelle ne peut en découler. Dans le cadre du règlement interne de la FFE, cette déclaration de protection des données peut être adaptée à tout moment. La version publiée est la version en vigueur.